Manual de usuarios

Puede descargar el manual en formato PDF desde este enlace.

Puede descargar y seguir el manual para conocer las funcionalidades del sistema o consultar la presente guía, en cada uno de sus ítems encontrará la información asociada sobre qué es y cómo puede acceder, puede consultar directamente el ítem que requiera.

El Sistema de Información de la Red Distrital De Bibliotecas Públicas – SINBAD, pretende generar reportes de todas la actividades o eventos que se planifiquen y desarrollen en BibloRed, creando la oportunidad de llevar estadísticas en tiempo real. Permite que se muestren los datos generados en otros sistemas y que hacen parte de las metas o intereses de información.

Permite llevar el registro de la planeación y el cumplimiento de metas de acuerdo al Plan de Acción de la Red, actualmente se manejan dos versiones, el del contrato y el del convenio y por cada uno se lleva el registro de actividades que dan fe del cumplimiento.

Si bien es un sistema de seguimiento interno, se cuenta con un acceso a todo el público interesado que desee conocer las cifras estadísticas que se manejan, reflejando el trabajo realizado con la comunidad y que puede servir de insumo para otros procesos externos y de interés de la comunidad.

Existen tres formas de acceder al sistema:

Usuarios anónimos: Cualquier usuario externo podrá acceder al enlace del sistema y podrá ver consultar algunos informes específicos abiertos al interés de todo el público.

Usuarios externos: Usuario que no tienen acceso a una cuenta de correo instituciones y se le proporciona un usuario y contraseña para ingresar.

Usuarios institucionales: Colaboradores de la Secretaría de Cultura Recreación y Deporte, BibloRed y Operadores. Estos deben acceder por medio del ícono “Usuario SINBAD, ingreso con correo institucional.

Todos los usuarios de BibloRed tienen un correo con la plataforma de google, con este sistema de autenticación podrán acceder presionando clic sobre el ícono de Social Auth Login Google

En el siguiente video se encuentra la información sobre el acceso y los privilegios que puede tener cada colaborador.

Dependiendo el tipo de acceso, podrá ingresar al sistema, para los colaboradores, se menciona el acceso que lleva al módulo propio de autenticación de Google, en el que se valida el nombre de la cuenta y la contraseña, por tanto, cualquier usuario con una cuenta de correo “Gmail”, será redireccionado como válido, pero si no está autorizado, sólo tendrá acceso como usuario anónimo.

Si es un usuario externo y autorizado, y requiere acceder al sistema, desde Gestión Tic se le proporcionará un usuario y contraseña de acceso, para esto haga clic en el enlace del ícono "Usuario SINBAD, inicio por Usuario y Contraseña". Ingrese los datos proporcionados en el formulario.

Al ingresar a Sinbad, en la parte superior derecha se muestra el menú tipo hamburguesa con las diferentes opciones a las cuales puede acceder el usuario, de acuerdo a los privilegios que le han sido asignados. Algunas de las opciones se tienen abiertas para todo público, ya que representan la sola consulta de información.

Abiertos a todo público:

• Inicio, permite regresar a la página de bienvenida al sistema, en la cual se muestran algunos datos estadísticos a modo de información.
• Informes, permite generar los listados con datos individuales o consolidados de acuerdo al propósito de cada uno de los reportes disponibles.
• Ayuda, consultar la presente guía.

De acceso a usuarios autenticados:

Cada usuario cuenta con un roll, que le permite acceder a determinados contenidos, de esta forma se espera resguardar la información almacenada y conocer los cambios que realice cada uno. junto a los accesos abiertos a todo público, el colaborador o funcionario cuenta con los siguientes.

• Mi cuenta, permite conocer los datos de usuario autenticado, espacios,línea, cuenta de correo, es a modo consulta.
• Configuración, permite acceder a la configuración general del sistema o la consulta de contenidos transversales.
• Planeación, permite ingresar los contenidos que generan la contrastación de cumplimiento, respecto a la información reportada desde las bibliotecas y espacios de la Red.
• Reportes, permite el registro de las actividades que se realizan en los diferentes espacios y que dan fe del cumplimento del plan de acción
• Informes, permite consultar la información reportada en totales consolidados o por registro para ser editada de acuerdo a los permisos y tiempos para realizar cambios.

Puede cerrar el menú dando clic en la X superior izquierda o dando clic en cualquier parte de la pantalla externa a la franja del mismo menú. Cada submenú está colapsado, para consultar sus contenidos, de clic sobre el de su interés, al consultar otro, el anterior se colapsa para que pueda visualizar el contenido dentro de la pantalla sin tener que desplazarse. Al seleccionar un ítem en particular, se carga la página sin el menú, para acceder a otra opción, repita el proceso.

Como mediador o profesional de la biblioteca, debe realizar la planeación de las actividades a desarrollar por el espacio, de acuerdo al plan de acción y los tiempos establecidos, si bien desde Sinbad no se tiene restricciones al registro de actividades planeadas, puede que deba tener en cuentas otros tiempos como el de la Agenda.

Esta funcionalidad permite crear cada una de las actividades que se van a desarrollar en el espacio para un mes en particular, permite conectar con la Agenda para transferir las actividades que se desean promocionar desde el portal web. Se debe completar el formulario y guardar el registro. Es importante tener en cuenta los siguientes campos:

Los campos con asterisco (*) se deben completar, si por error no se diligencia, al guardar se mostrará en los mensajes de alerta la necesidad del campo.

¿Es para agenda?: cuando se activa la casilla, este registro estará disponible para ser transferido a la Agenda, caso contrario es de seguimiento interno.

Botón Guardar: guarda la información registrada en el formulario, si después de guardar, se realizan cambio, estos serán actualizado en el mismo registro.

Botón Duplicar contenido: una vez guardado el registro, se pueden hacer tantas copias como se necesiten, se recomienda que se actualicen los datos que cambian de la actividad anterior, como Fecha de inicio, descripciones y dar clic en el botón para crear un nuevo registro. Esta funcionalidad es útil cuando se está creando un ciclo donde los contenidos son los mismos pero se realizan en diferente fecha.

Para crear una nueva actividad desde cero, repita el proceso desde el menú “Planeación / Malla de agenda”.

Una vez se han creado las actividades en la malla de agenda de Sinbad, solo los registros marcados como agenda, aparecerán en el listado de evento a publicar en la agenda del portal web para su difusión. Se ingresa como usuario registrado del portal web https://www.biblored.gov.co, con la cuenta asignada a cada colaborador o a la biblioteca y en la barra de atajos seleccionar la opción de “Malla Sinbad” o mediante la dirección ingresada directamente en el navegador https://www.biblored.gov.co/registrar-eventos-malla:

Para obtener el listado de actividades disponibles, se aplica el filtro de biblioteca, línea, mes y año. Sobre el nombre de la actividad, se activa el enlace para cargar el evento en el formulario de la Agenda, los que no tienen enlace, significa que ya ha sido creado el evento, a su vez, el registro seleccionado se resalta en fondo verde y en una nueva ventana se empieza a cargar el formulario con los datos de la malla, se selecciona la imagen representativa y guarda el registro.

Para tener en cuenta:

• Al subir las actividades, a medida que selecciona cada una, el fondo cambia a verde para indicar que ese registro ya quedo seleccionado, pero el enlace se mantiene ya que la validación se realiza con la consulta, para prevenir que por error se cree más de un evento, cada vez que se abre un enlace, se realiza de nuevo la validación, en este caso, se muestra el mensaje de error y no se activa el botón para guardar.
• Si la imagen seleccionada no se carga, puede guardar el registro y desde el enlace de editar volver al formulario, en este paso la imagen ya cargará y al guardar de nuevo quedará completo el evento.

Es importante que las actividades sean reportadas lo antes posible, después de realizadas, esto permite tener la información estadística al día y cumplir con los tiempos establecidos.

Desde el menú “Reportes”, se hace el registro de las actividades realizadas por cada espacio de la Red. El registro de cada una de las actividades permite evidenciar el trabajo realizado. De acuerdo al rol de cada colaborador, puede que no tenga acceso a todos los reportes. Se cuenta con los siguientes:

• Crear reporte desde la Agenda programada, permite reportar cada uno de los eventos creados en la Agenda del portal web, una vez se ha realizado o cumplida la fecha de realización.
• Crear reporte de actividad autónoma, permite reportar una actividad que no hace parte de la Agenda o la malla. Es importante que se tenga en cuenta los tiempos permitidos para reportar.
• Crear reporte de servicio integral al usuario (SIAU), permite reportar las actividades que tradicionalmente realiza la biblioteca y que no responden al plan de acción, no tiene metas establecidas. Es importante que se tenga en cuenta los tiempos permitidos para reportar.
• Crear reporte de programas especiales, corresponde a las actividades que desarrollan todas las líneas y que no tienen relación con asistencia de público o cantidad de eventos, es el registro de avance mensual sobre cada uno de los indicadores de la acción, así no se haya avanzado, se debe reportar en cero.
• Ingresar actividades de espacios alternativos de lectura, corresponde al mismo formulario de actividad autónoma, pero con el filtro solo para la línea de Comunidad y Territorio.
• Crear reporte desde la malla de agenda no publicado, permite reportar las actividades programadas y que no se marcaron para Agenda, se toma la información como insumo para el reporte.
• Préstamo de equipos de Internet, recopila el total de prestamos o servicios realizado por el espacio en el mes, puede ser discriminado entre adultos e infantil para los casos de los espacios que cuentan con las dos salas, caso contrario se reporta en la casilla de adultos.
• Adicionar reporte de servicio bibliotecario, permite registrar el consolidado en Excel de las estadísticas de servicios a modo de histórico.
• Reporte de préstamo y consulta en sala, corresponde a los espacios que no tienen acceso al sistema bibliográfico para registrar este servicio de forma automática, se genera el reporte de totales por tipo de material en el mes.
• Reporte de Indicadores de Biblioteca Digital, permite, que los principales datos estadísticos sean recopilados y dados a conocer con el respectivo informe.

Crear actividad realizada

En cada uno de los casos se debe seleccionar en los filtros disponibles hasta el último ítem heredado y completar los campos obligatorios en el formulario, se recomienda que en lo posible, todos sean diligenciados.

La Planilla de asistencia, permite llevar el registro ....

Toda la información registrada y que corresponda a cualquiera de los tipos de reporte disponibles, será mostrada como informes.

En el menú “Informes” encontrará, de acuerdo al roll que tenga en la cuenta de acceso, los informes disponibles, se deben aplicar los filtros de acuerdo a la necesidad de consulta de información, cada reporte puede ser exportado a una hoja de cálculo, en la cual se pueden aplicar los filtros y manipulación de la información de acuerdo a la necesidad, estos son:

• Plan de acción, permite listar las metas establecidas dentro de la concesión en un plan de acción, se puede filtrar por línea, hasta llegar al programa, si se requiere un dato específico. Estas son las metas para toda la Red, que se distribuyen en el plan operativo de cada espacio.
• Malla de programación, permite conocer el plan operativo, son las metas que debe cumplir cada espacio de la Red, estas están dadas en proceso (actividad) y producto (resultados esperados).
• Grupo poblacional, permite conocer el consolidado por programa, la asistencia a las actividades realizadas, se agrupa por franja etaria y género.
• Actividades realizadas, permite generar el listado de actividades reportadas (de agenda y autónomas), de acuerdo al roll y espacio asignado al usuario, puede modificar o eliminar los registros, dentro de los tiempos permitidos.
• Servicios Bibliotecarios (Afiliados, consultas, préstamos, visitas, préstamos Blaa, biblioteca digital) entre otros. Son reportes que se generan a partir de la información almacenada en otras bases de datos.

No se puede eliminar una actividad. Debe comunicarse con el administrador.

Para generar los informes, aplicando un rango de fecha superior a un mes, tenga en cuenta que se puede cruzar con los planes de acción, incluso con una concesión. Para que los datos requeridos, correspondan al rango de fecha, se recomienda dejar en el filtro “Concesión” el valor de “Todo” y aplicar el rango de fecha requerido.

Para generar los informes de plan de acción, se recomienda aplicar el filtro y dejar en blanco el rango de fecha, de este modo los registros recuperados responderán solamente al plan en el cual fueron creados y que coincida con el filtro aplicado.

De igual forma aplica para un informe de concesión, el filtro de planes de acción debe quedar “Todos” para que los registros recuperados respondan solamente a la concesión seleccionada.